5 juni 2020

Van Halteren stapt over op geautomatiseerde factuurverwerking met Easy Invoice

De Van Halteren Group, opgericht in 1969, bestaat uit de bedrijven Van Halteren Metaal, van Halteren Defence, Van Halteren Special Products en Van Halteren Naval Technology. 

Van Halteren is een Nederlands familiebedrijf dat werk biedt aan meer dan 350 werknemers en opereert geheel onafhankelijk en autonoom. Het Ministerie van Defensie, Kraus Maffei Wegman, en CERN behoren ondermeer tot de opdrachtgevers. Men heeft productie- en kantoorlocaties in Bunschoten en in Zwolle. Als groep houdt men zich bezig met: 

  • Onderhoud motoren en transmissies en revisie van pantservoertuigen 
  • Productie loopwielen voor rupsvoertuigen
  • Verspaning en bewerking metaalproducten
  • Ontwerpen en bouwen van simulatoren voor Defensie
  • Handel in service onderdelen voor Defensie
  • Service en onderhoud systemen Naval

Sinds 1998 werkt Van Halteren met het ERP pakket Infor Visual. Dit pakket wordt in Nederland geleverd en ondersteund door Infor gold channel partner Quartess. Bij Van Halteren ontstond de behoefte om de verwerking van de inkoopfacturen te automatiseren. 


De Uitdaging

Voordat Van Halteren het factuurproces automatiseerde, verliep een groot deel van het proces nog op papier. Dit zorgde voor de nodige problemen. Rens Steijsiger, Business Controller bij Van Halteren vertelt: “De verwerking van de factuurstroom was (te) langzaam en onoverzichtelijk. Bij disputen was het vaak onduidelijk wie de factuur blokkeerde en om welke reden.”

De Oplossing

Toen eenmaal besloten was het factuurverwerkingsproces te gaan automatiseren, volgde een oriëntatie op de verschillende aanbieders in de markt. Rens Steijsiger: “Via connecties en eigen onderzoek hebben we diverse aanbieders uitgenodigd voor een presentatie. Easy Systems was er één van. Veel leveranciers bieden oplossingen die zeer op elkaar lijken, maar Easy Invoice bood een aantal voor ons belangrijke voordelen. De demonstratie was goed, de software zag er logisch uit, er was mogelijkheid tot voldoende maatwerk voor ons bedrijf én de implementatie kon snel starten. 

En dit alles tegen een scherpe prijs. Allemaal overwegingen die hebben meegespeeld tot de uiteindelijke keuze. Naast dat de oplossing van Easy Systems goed aansloot op onze wensen, gaf het partnership tussen Quartess en Easy Systems de uiteindelijke doorslag. Op deze manier hebben we 1 leverancier voor ons ERP én invoice systeem”

De Implementatie

Rens Steijsiger is tevreden over de samenwerking tijdens zowel de sales als implementatie face. “Zoals gebruikelijk gaat de samenwerking met Quartess in alle openheid en eerlijkheid. Dit zorgt voor een prettige werksfeer. Na de gebruikelijke onderhandelingen zijn we snel uit de salesfase gekomen. De implementatiefase is wat moeizamer gegaan op het punt van de interface. Er waren initieel problemen om de koppeling tussen Easy Invoice en Infor Visual aan de gang te krijgen. Nu is er een op API’s gebaseerde standaard en versie onafhankelijke koppeling, de best mogelijke uitkomst.”

De voordelen

Easy Invoice is een mooie, klantvriendelijke oplossing die de factuurverwerking versnelt en duidelijk inzicht geeft in de status van de facturen. We hebben deze inmiddels in gebruik bij alle bedrijven en we verwachten nog lang gebruik te maken van deze software. We hebben ook al een keer een upgrade gedaan van Visual, wat geen problemen opleverde voor de interface met Easy Invoice. We zijn nu aan het kijken of we de invoice module kunnen gaan uitbreiden met de declaratie module (Easy Expense).”