8 juni 2020

Nedinsco stelt scherp op automatische factuurverwerking met Easy Invoice

Nedinsco is een in 1921 opgericht Nederlands bedrijf, gevestigd in Venlo. Het ontwikkelt oplossingen op het gebied van Optomechatronische Systemen voor de industrie, defensie en ruimtevaart. Als high tech organisatie gericht op innovatieve en toekomstgericht oplossingen, ontstond bij Nedinsco  de behoefte ook de finance afdeling gereed te maken voor de toekomst.

Sinds 2003 werkt Nedinsco met het ERP pakket Infor Visual. Dit pakket wordt in Nederland geleverd en ondersteund door Infor gold channel partner Quartess. Bij Nedinsco ontstond de behoefte om de verwerking van de inkoopfacturen te automatiseren. Als partner van purchase to pay specialist Easy Systems kon Quartess in deze behoefte voorzien door het aanbieden van de factuurverwerkingssoftware Easy Invoice. 


De Uitdaging

In de oude situatie werden alle inkoopfacturen geboekt in Infor Visual  en bewaard in ordners op volgorde van leverancier. Hierin werd een onderscheid tussen onbetaald en betaald aangehouden. In Infor Visual werden de facturen gematcht met de bijbehorende inkooporder (PO) voor prijs en goederenontvangst. 

Sandra Verheijen - Jonkers, controller bij Nedinsco vertelt: “Als de 3-way match in orde was, dan was er niet zoveel aan de hand en ging de factuur de map ‘Te betalen’ in. Als er echter geen PO was, of er was een afwijking in de prijs, dan ging een papieren kopie van de factuur de organisatie in. Dit was ook het geval bij autorisatie op factuurniveau. Een vrij omslachtig en tijdrovend proces.”

De Oplossing

In de zoektocht naar een oplossing voor het automatiseren van de factuurverwerking, kwam Quartess met het bericht dat zij een samenwerking waren aangegaan met Easy Systems. Easy Systems  is een purchase to pay specialist die met Easy Invoice een software oplossing biedt voor het geautomatiseerd verwerken van inkoopfacturen. Sandra Verheijen - Jonkers vervolgt: “Laat dit nou hetgeen zijn waar Nedinsco naar op zoek was. Na een geslaagde demonstratie waren we redelijk snel overtuigd dat dit een mooie oplossing zou zijn voor Nedinsco. Het zoeken naar een andere partij is toen gestaakt. Mede omdat elke andere partij speciaal software zou moeten ontwikkelen om een koppeling te kunnen realiseren tussen de beide pakketten. Quartess nam zelf de verantwoording op zich om de koppeling tussen  Easy Invoice en onze Infor Visual database te realiseren. Daarnaast was ook de prijsstelling naar tevredenheid en dus werd de keuze voor Easy Invoice gemaakt.”

De Implementatie

Nadat de keuze voor de combinatie tussen Infor Visual en Easy Invoice was gemaakt, startte het implementatie traject en aansluitend het testen. Sandra Verheijen - Jonkers : “Aangezien Nedinsco de eerste klant voor Easy Systems was die gebruik maakte van een Oracle Database, heeft deze fase langer geduurd dan normaal. De connector is uiteindelijk middels API’s gerealiseerd waardoor een stabiele en bovendien standaard interface is ontstaan die versie onafhankelijk werkt.” 

De Voordelen

In april 2019 is  Nedinsco live gegaan en worden de facturen geautomatiseerd verwerkt. “We kunnen na dit eerste jaar wel met volle tevredenheid terugkijken. De afhandeling van facturen gebeurt volledig digitaal. Medewerkers die moeten autoriseren zien volledige historie van de acties, er kunnen notities worden gemaakt die ook weer voor iedereen toegankelijk zijn en de facturen zijn ten alle tijden inzichtelijk. Ook de status van facturen is duidelijk, dus geen zoeken weer naar waar welke factuur zich bevindt. Kortom wij zijn erg tevreden. Natuurlijk zijn er na live gang nog wat issues naar voren gekomen maar ook deze zijn naar alle tevredenheid opgelost.”