6 oktober 2020

Kraker Trailers Axel BV schuift handmatige factuurverwerking aan de kant

Kraker Trailers Axel BV is specialist in ontwikkeling en bouw van absolute topkwaliteit schuifvloertrailers. Het bedrijf is in 1989 overgenomen door de huidige eigenaar en naamgever en is gevestigd in Axel. Door de jarenlange focus op uitsluitend ontwikkeling en productie van schuifvloertrailers, mogen zij zich “Masters in Moving Floor Trailers” noemen. De hoge ontwikkeling- en innovatiedrang heeft ertoe geleid dat Kraker Trailers als enige fabrikant ter wereld een lijn schuifvloertrailers heeft ontwikkeld die op een unieke manier wordt geproduceerd.


De Uitdaging

Voordat Kraker Trailers overstapte op een geautomatiseerde factuurverwerkingsproces, werden alle facturen nog handmatig verwerkt. Facturen werden wel al voor een groot gedeelte digitaal aangeleverd, maar vervolgens geprint en handmatig geboekt in Infor Visual ERP. Francis de Jonge, Controller bij Kraker Trailers, vertelt: “Facturen met een PO nummer en waarvan de 3-way match (match van order, levering en factuur) in orde was, doorliepen het proces eenvoudig. Als er echter afwijkingen waren of als de kostenfacturen geautoriseerd moesten worden, werd er een kopie van de factuur de organisatie ingestuurd. Dit had tot gevolg dat we niet meer wisten bij wie de facturen lagen of dat de doorlooptijd te lang was, waardoor leveranciers gingen bellen. Het hele proces was erg tijdrovend. Ook werd er achteraf vaak nog op een kopie factuur opgevraagd door diverse afdelingen “om nog  iets na te kijken”. Hierdoor waren we veel tijd kwijt met het opzoeken van geboekte facturen.”

De Oplossing

Toen eenmaal besloten was om het factuurverwerkingsproces volledig te gaan automatiseren, heeft Kraker Trailers dit aangegeven bij Quartess. “Quartess -onze leverancier van Infor Visual ERP- heeft toen de oplossing van hun partner Easy Systems voorgesteld. De demonstratie van de software was heel duidelijk, een referentiebezoek aan een bestaande klant heeft vervolgens de doorslag gegeven.” Kraker Trailers wilde met een partij in contact komen die Easy Invoice had draaien in combinatie met Infor Visual ERP en die hun ervaringen met hen wilde delen. Francis vervolgt:  “Quartess stond positief tegenover onze vraag, wat uitstraalde dat zij vertrouwen hebben in de oplossing van Easy Systems.” 

De Implementatie

Het project is vooraf duidelijk gecommuniceerd en de implementatie is in de gestelde tijd gerealiseerd. Francis: “Het implementatie traject heeft in totaal 3 maanden geduurd. De kennis van zowel de consultants van Quartess als van Easy Systems is van een zeer hoog niveau. Hierdoor was de terugkoppeling op vragen altijd zeer snel, wat de communicatie omtrent het traject erg gemakkelijk heeft gemaakt.” 


De Voordelen

Easy Invoice is een erg gebruiksvriendelijke oplossing voor factuurverwerking. Kraker Trailers heeft nu grip op haar factuurstroom. “Facturen worden nu sneller verwerkt, waardoor wij intern ook sneller onze maandelijkse financiële rapportage kunnen opleveren. Daarnaast hebben we nu duidelijk inzicht in de status van de facturen.”

Een uitkomst in Corona tijd
“Wij zijn zeer blij dat we op 1 januari dit jaar gestart zijn met Easy Invoice. Hierdoor konden we, ook tijdens het thuiswerken door de Covid-19 lockdown, gemakkelijk doorwerken. Nu konden we namelijk “gewoon” vanuit huis onze leveranciersfacturen verwerken én tijdig betalen, waardoor we ook in onzekere tijden een betrouwbare klant kunnen zijn die aan haar financiële verplichtingen voldoet.

Over Quartess

Sinds 2001 heeft Quartess zich gepositioneerd als leverancier van bedrijfssoftware voor specifiek de discrete maakindustrie. 

Wij vertegenwoordigen:

De Infor ERP oplossingen zijn speciaal ontworpen voor diverse sectoren in die maakindustrie, zoals machinebouw, high-tech electronics, aerospace & defense, automotive, metaal, printing & packaging, medical etc.

Voor ‘onze’ producten beschikken wij over gecertificeerde consultants die samen met u de voorliggende vraagstukken behandelen. Daarbij handelen wij vanuit de kernwaarden ‘advies’, ‘resultaat’, ‘creatief’, ‘betrouwbaar’ en ‘samenwerking’. De combinatie van onze kennis van deze producten én van uw branche maakt ons een waardevolle partner voor uw project.

Over Easy Systems

Easy Systems ontwikkelt ERP-onafhankelijke software voor het optimaliseren van het purchase to pay proces van organisaties, oftewel het hele proces van een aankoopaanvraag tot en met de betaling. Naast purchase to pay specialist is Easy Systems tevens een Billing Service Provider die organisaties ontzorgt op het gebied van (e-)facturatie.

Met de intuïtieve en slimme software van Easy Systems kunnen organisaties kostenvoordelen behalen. Om dit te bereiken is het gebruiksgemak van de software van groot belang. Plezierig werken verhoogt de productiviteit en kwaliteit van het werk en dus het succes van de organisatie. De software van Easy Systems helpt organisaties om hun processen efficiënter, inzichtelijker en overzichtelijker te maken.